Privatlivspolitik
Vi arbejder med moderne digitale løsninger, hvor tillid, fortrolighed og ansvarlig datahåndtering er en central del af den værdi, vi leverer.
Dataansvarlig og anvendelsesområde
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan DDS Digital ApS (“DDS Digital”, “vi”, “os” eller “vores”) behandler personoplysninger i forbindelse med vores egen virksomhed og vores digitale tilstedeværelse, herunder vores hjemmeside, kontaktformularer, mødebooking, chatfunktioner, kundehenvendelser og øvrig kommunikation.
DDS Digital ApS er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, der er omfattet af denne privatlivspolitik.
DDS Digital ApS
CVR: 45458865
Birk Centerpark 40
7400 Herning
Danmark
E-mail: [email protected]
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller til vores behandling af personoplysninger, kan du kontakte os på [email protected].
Denne privatlivspolitik gælder for behandling af personoplysninger, hvor DDS Digital ApS handler som dataansvarlig, herunder når vi behandler oplysninger om besøgende på vores hjemmeside, personer der kontakter os, booker møder, anvender vores chatfunktioner, anmoder om demo eller tilbud, eller indgår i dialog med os om vores ydelser.
Denne privatlivspolitik gælder ikke for behandlinger af personoplysninger, som DDS Digital ApS foretager som databehandler på vegne af sine kunder. Sådanne behandlinger reguleres særskilt af den relevante kundeaftale og eventuelle databehandleraftaler.
Hvem og hvad privatlivspolitikken omfatter
Denne privatlivspolitik omfatter DDS Digital ApS’ behandling af personoplysninger om følgende kategorier af personer:
besøgende på vores hjemmeside
personer, der kontakter os via kontaktformular, e-mail, telefon, chat eller på anden måde
personer, der booker møder eller demoer med os
potentielle kunder, kunder og kontaktpersoner hos kunder
personer, der indgår i dialog med os om vores ydelser, samarbejde eller tilbud
Privatlivspolitikken omfatter også behandling af personoplysninger, som sker i forbindelse med brug af vores digitale værktøjer til mødebooking, chat, salgsdialog, kundeopfølgning og dokumentation af henvendelser.
Hvis vi i forbindelse med vores salgs- eller leveranceprocesser anvender løsninger til opkaldshåndtering, transskription, mødelogning, AI-assisteret opsummering eller lignende teknologier, vil behandling af personoplysninger i den forbindelse ligeledes være omfattet af denne privatlivspolitik, i det omfang DDS Digital ApS er dataansvarlig for behandlingen.
Privatlivspolitikken omfatter ikke behandling af personoplysninger, som vores kunder selv er dataansvarlige for, og som DDS Digital ApS alene behandler på kundens vegne som databehandler.
Hvilke personoplysninger vi behandler
Afhængigt af hvordan du anvender vores hjemmeside, chatfunktioner, mødebooking, kommunikerer med os eller indgår i dialog med os om vores ydelser, kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger:
Almindelige identitets- og kontaktoplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer, virksomhedsnavn, stillingsbetegnelse samt andre kontaktoplysninger, som du selv afgiver.
Oplysninger om din henvendelse eller dit kundeforhold, herunder indholdet af beskeder, oplysninger om dine behov, interesser, ønsker, forespørgsler, mødeemner, projektbeskrivelser, tilbudsforhold, aftalehistorik og øvrig kommunikation med os.
Booking- og mødeoplysninger, herunder oplysninger, som du afgiver ved mødebooking, tidspunkt for møder, oplysninger om deltagelse, mødenoter og praktiske oplysninger relateret til planlægning og gennemførelse af møder eller demoer.
Tekniske og digitale brugsoplysninger, herunder IP-adresse, browseroplysninger, enhedsoplysninger, tidsstempler, logoplysninger samt oplysninger om brugen af vores hjemmeside, bookingløsninger, chatfunktioner og andre digitale kontaktpunkter, i det omfang sådanne oplysninger indsamles.
Kommunikations- og interaktionsdata, herunder oplysninger om, hvorvidt e-mails leveres, åbnes eller besvares, samt oplysninger om interaktion med beskeder, formularer, bookingflows eller lignende digitale processer, i det omfang sådanne funktioner anvendes.
Oplysninger fra opkald, lyd, transskription og lignende dokumentation, herunder opkaldsmetadata, lydoptagelser, transskriptioner, mødenoter og relaterede logoplysninger, i det omfang sådanne funktioner anvendes i forbindelse med samtaler, møder eller anden kommunikation med os.
Vi anmoder om, at der ikke deles følsomme personoplysninger eller andre oplysninger, som ikke er nødvendige for den konkrete henvendelse eller det konkrete kundeforhold, medmindre dette er strengt nødvendigt og lovligt.
Hvis du giver os oplysninger om andre personer, er det dit ansvar at sikre, at du har ret til at videregive oplysningerne til os, og at de pågældende personer er blevet informeret herom i det omfang, lovgivningen kræver det.
Formål med behandlingen og behandlingsgrundlag
DDS Digital ApS behandler personoplysninger til følgende formål og på følgende behandlingsgrundlag:
Besvarelse af henvendelser og dialog om vores ydelser
Vi behandler personoplysninger for at kunne besvare henvendelser, følge op på forespørgsler, afholde indledende dialoger, vurdere behov og kommunikere med potentielle kunder, kunder og øvrige kontaktpersoner.
Behandlingen sker som udgangspunkt på grundlag af vores legitime interesse i at kunne håndtere og besvare relevante henvendelser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, og i visse tilfælde fordi behandlingen er nødvendig for at træffe foranstaltninger forud for en eventuel aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
Mødebooking, demoer og gennemførelse af møder
Vi behandler personoplysninger for at kunne administrere mødebookinger, sende bekræftelser, planlægge og gennemføre møder eller demoer samt følge op herpå.
Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at administrere sådanne henvendelser og møder, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, og, hvor relevant, fordi behandlingen er nødvendig for at træffe foranstaltninger forud for en aftale eller for at opfylde en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
Udarbejdelse af tilbud, indgåelse og administration af kundeforhold
Vi behandler personoplysninger for at kunne udarbejde tilbud, indgå aftaler, levere vores ydelser, administrere kundeforhold, håndtere support, føre projektkommunikation og dokumentere aftaleforhold.
Behandlingen sker, fordi den er nødvendig for at opfylde en aftale med dig eller den virksomhed, du repræsenterer, eller for at gennemføre foranstaltninger forud for aftaleindgåelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b.
Intern administration, dokumentation og beskyttelse af forretningsmæssige interesser
Vi kan behandle personoplysninger med henblik på intern administration, journalisering, dokumentation af kommunikation, forebyggelse af misbrug, IT-sikkerhed, fejlsøgning, kvalitetssikring og beskyttelse af vores rettigheder og legitime forretningsmæssige interesser.
Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i at drive og beskytte vores virksomhed på en forsvarlig måde, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.
Opkaldshåndtering, transskription, mødelogning og lignende dokumentation
Hvis vi anvender værktøjer til opkaldshåndtering, lydoptagelse, transskription, mødelogning eller lignende dokumentation, kan vi behandle personoplysninger med henblik på dokumentation af dialoger, mødeforberedelse, intern opfølgning og administration af kundeforhold.
Behandlingen sker som udgangspunkt på grundlag af vores legitime interesse i at håndtere henvendelser og kundeforhold på en effektiv og forsvarlig måde, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis gældende ret i en konkret situation kræver samtykke, vil behandlingen i stedet ske på grundlag af et sådant samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a.
Overholdelse af retlige forpligtelser
Vi behandler personoplysninger i det omfang det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, herunder eksempelvis bogførings-, regnskabs- og dokumentationskrav.
Behandlingen sker på grundlag af vores retlige forpligtelser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra c.
Markedsføring og udsendelse af relevant materiale
Hvis du har givet samtykke hertil, kan vi behandle dine personoplysninger med henblik på at sende dig markedsføring, opdateringer, nyheder, cases, invitationsmateriale eller andet relevant indhold om vores ydelser.
Behandlingen sker på grundlag af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke.
Brug af testimonials, kundeudtalelser, kundecases, navn og logo
Hvis vi ønsker at anvende kundeudtalelser, testimonials, navn, virksomhedsnavn, logo eller lignende referenceoplysninger i markedsføringsmæssig sammenhæng, sker dette alene på grundlag af et forudgående samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, medmindre andet følger af en særskilt aftale og gældende ret.
Hvor personoplysningerne stammer fra
Vi indsamler som udgangspunkt personoplysninger direkte fra dig eller fra den virksomhed, du repræsenterer, når du kontakter os, anvender vores hjemmeside, chatfunktioner eller bookingløsninger, anmoder om tilbud eller på anden måde indgår i dialog med os.
Vi kan også indsamle oplysninger automatisk i forbindelse med brugen af vores hjemmeside og digitale løsninger, herunder via tekniske logs, bookingsystemer, chatfunktioner samt cookies og lignende teknologier, i det omfang sådanne anvendes.
I visse tilfælde kan vi modtage personoplysninger fra andre end dig selv, herunder fra:
den virksomhed, du er tilknyttet
leverandører og tekniske platforme, som understøtter vores kommunikation, booking, CRM, betaling eller kundehåndtering
offentligt tilgængelige kilder, herunder virksomhedswebsites, offentlige registre, sociale medier og professionelle netværk, når dette er relevant i forbindelse med B2B-dialog, salgsarbejde eller etablering af et kundeforhold
Hvis vi indsamler personoplysninger om dig fra andre kilder end dig selv, behandler vi sådanne oplysninger i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret og informerer dig herom i det omfang, lovgivningen kræver det.
Modtagere, leverandører og databehandlere
Vi kan overlade eller videregive personoplysninger til eksterne modtagere, leverandører og databehandlere, når det er nødvendigt for at drive vores virksomhed, levere vores ydelser, administrere vores hjemmeside og kommunikation eller opfylde vores retlige forpligtelser.
Afhængigt af den konkrete situation kan personoplysninger blive behandlet af følgende kategorier af modtagere eller leverandører:
leverandører af CRM-, kommunikations- og automatiseringsplatforme
leverandører af e-mail-, kalender-, mødebookings- og samarbejdsværktøjer
leverandører af betalingsløsninger, fakturering, bogføring og regnskab
leverandører af hosting, drift, sikkerhed, teknisk support og relateret infrastruktur
leverandører af chatfunktioner, opkaldshåndtering, transskription, AI-assisterede funktioner og lignende teknologiske værktøjer
rådgivere, revisorer, finansielle samarbejdspartnere og andre professionelle tredjemænd, når det er nødvendigt for vores forretningsdrift
offentlige myndigheder, domstole, tilsynsmyndigheder eller andre tredjeparter, når dette følger af lovgivning, et retskrav eller en legitim anmodning
Når eksterne leverandører behandler personoplysninger på vores vegne, sker dette på grundlag af relevante databehandleraftaler eller andre relevante retlige mekanismer, i det omfang dette kræves efter gældende ret.
Vi videregiver ikke personoplysninger til tredjeparter til deres egne uafhængige markedsføringsformål, medmindre vi på forhånd har et gyldigt grundlag hertil, herunder et eventuelt samtykke, hvis dette er påkrævet.
Overførsel af personoplysninger til lande uden for EU/EØS
I forbindelse med vores brug af eksterne leverandører, platforme og tekniske værktøjer kan personoplysninger blive overført til eller tilgået fra lande uden for EU/EØS, herunder navnlig USA.
Hvis vi overfører personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at en sådan overførsel sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret og på et gyldigt overførselsgrundlag.
Afhængigt af den konkrete leverandør og behandlingssituation kan overførselsgrundlaget eksempelvis være:
Europa-Kommissionens afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
en relevant certificeringsordning, herunder hvor relevant EU-US Data Privacy Framework
Europa-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
andre overførselsmekanismer eller supplerende foranstaltninger, som måtte være nødvendige efter gældende ret
Hvis vi overfører personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS, sikrer vi, at en sådan overførsel sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret og på et gyldigt overførselsgrundlag.
Du kan kontakte os på [email protected], hvis du ønsker yderligere oplysninger om det overførselsgrundlag, der anvendes i en konkret situation.
Opbevaring og sletning af personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet og behandlet, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at opfylde retlige forpligtelser, fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav eller dokumentere et eksisterende eller tidligere kundeforhold.
Vi har som udgangspunkt fastsat følgende opbevaringsperioder:
Henvendelser, kontaktforespørgsler, mødebookinger og potentielle leads
Personoplysninger, der indsamles i forbindelse med almindelige henvendelser, kontaktformularer, chatdialoger, mødebookinger, demoanmodninger og øvrige salgsrelaterede forespørgsler, opbevares som udgangspunkt i op til 12 måneder fra den seneste relevante aktivitet, medmindre dialogen udvikler sig til et kundeforhold eller der foreligger et andet sagligt grundlag for længere opbevaring.
Kundeforhold, projektmateriale og løbende kundedialog
Personoplysninger, der behandles som led i et eksisterende eller afsluttet kundeforhold, herunder kontaktoplysninger, aftaledokumentation, projektkommunikation, supporthistorik og øvrigt materiale relateret til leverede ydelser, opbevares som udgangspunkt i op til 5 år efter afslutningen af kundeforholdet, medmindre længere opbevaring er nødvendig i det konkrete tilfælde.
Bogførings- og regnskabsmateriale
Personoplysninger, der indgår i fakturaer, betalingsoplysninger, bogføringsmateriale eller anden regnskabsdokumentation, opbevares i overensstemmelse med gældende bogføringsretlige regler, hvilket som udgangspunkt indebærer opbevaring i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
Oplysninger fra opkald, transskriptioner, mødelogning og AI-assisteret dokumentation
Hvis vi anvender løsninger til opkaldshåndtering, transskription, mødelogning eller AI-assisteret opsummering, opbevares sådanne oplysninger kun så længe, det er nødvendigt til dokumentation, intern opfølgning, mødeforberedelse, kvalitetssikring eller administration af kundeforholdet, og slettes eller anonymiseres derefter, når de ikke længere er nødvendige.
Tekniske logoplysninger og data indsamlet via cookies eller lignende teknologier
Sådanne oplysninger opbevares i overensstemmelse med den konkrete tekniske løsning, formålet med behandlingen og eventuelle samtykkevalg, samt i det omfang gældende lovgivning tillader det. Nærmere information om cookies og lignende teknologier vil fremgå af vores cookieinformation og samtykkeløsning, når disse er implementeret.
Når personoplysninger ikke længere er nødvendige til de formål, hvortil de er indsamlet, sletter eller anonymiserer vi dem på forsvarlig vis, medmindre vi er retligt forpligtet til at opbevare dem i længere tid.
Dine rettigheder
Når vi behandler personoplysninger om dig, har du efter gældende databeskyttelsesret en række rettigheder.
Du har blandt andet ret til at:
anmode om indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, samt modtage yderligere oplysninger om behandlingen
få urigtige oplysninger rettet og i relevante tilfælde få ufuldstændige oplysninger suppleret
anmode om sletning af dine personoplysninger, når betingelserne herfor er opfyldt
anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger i de tilfælde, hvor lovgivningen giver dig ret til dette
gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, herunder når behandlingen er baseret på vores legitime interesser
modtage de personoplysninger, du selv har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, og i visse tilfælde få disse overført til en anden dataansvarlig
tilbagekalde et samtykke, hvis behandlingen er baseret på dit samtykke. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket, før samtykket blev tilbagekaldt
Hvis du ønsker at gøre en eller flere af dine rettigheder gældende, kan du kontakte os på [email protected]. Vi vil behandle din henvendelse i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret og vurdere, i hvilket omfang betingelserne for den pågældende rettighed er opfyldt.
Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke sker i overensstemmelse med gældende ret. Datatilsynets kontaktoplysninger og yderligere vejledning findes på www.datatilsynet.dk.
Cookies og lignende teknologier
Vores hjemmeside og tilknyttede tredjepartsløsninger kan anvende cookies og lignende teknologier til teknisk drift, funktionalitet, sikkerhed, booking, chat og, når sådanne funktioner aktiveres, analyse og markedsføring.
Cookies og lignende teknologier er små tekstfiler eller tilsvarende tekniske mekanismer, som lagres på eller tilgår oplysninger fra din enhed, når du besøger en hjemmeside eller anvender digitale tjenester.
I det omfang gældende lovgivning kræver det, anvender vi kun ikke-nødvendige cookies og lignende teknologier på grundlag af et gyldigt samtykke. Nødvendige cookies og lignende teknologier kan anvendes uden samtykke i det omfang, dette er tilladt efter gældende ret.
Nærmere oplysninger om de konkrete cookies og lignende teknologier, der anvendes, deres formål, eventuelle tredjeparter samt dine valgmuligheder vil fremgå af den til enhver tid gældende cookieinformation og samtykkeløsning på hjemmesiden.
Du kan til enhver tid ændre eller tilbagekalde dine cookievalg via den samtykkeløsning, der stilles til rådighed på hjemmesiden, når denne er implementeret.
Sikkerhed
Vi træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på at beskytte personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse, misbrug eller adgang samt mod anden behandling i strid med gældende databeskyttelsesret.
Sådanne foranstaltninger kan blandt andet omfatte adgangsbegrænsning, administration af brugeradgange, anvendelse af relevante autentificeringsmekanismer samt forsvarlig brug af eksterne systemer og leverandører.
Sikkerhedsforanstaltningerne fastlægges under hensyn til behandlingens karakter, omfang, formål og de risici, der er forbundet med den konkrete behandling.
Selvom vi bestræber os på at beskytte personoplysninger på et passende niveau, kan vi ikke garantere fuldstændig sikkerhed i forbindelse med dataoverførsel via internettet eller brug af tredjepartsplatforme. Vi opfordrer derfor til, at der ikke sendes unødigt følsomme oplysninger til os, medmindre dette er nødvendigt eller aftalt.
Ændringer til privatlivspolitikken
Vi forbeholder os ret til løbende at opdatere og ændre denne privatlivspolitik, hvis det er nødvendigt som følge af ændringer i lovgivningen, myndighedspraksis, vores tekniske løsninger, vores forretningsmodel eller den måde, hvorpå vi behandler personoplysninger.
Den til enhver tid gældende version af privatlivspolitikken vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Væsentlige ændringer vil blive offentliggjort på en tydelig måde, og hvor det er relevant, vil vi også informere herom via de kommunikationskanaler, vi normalt anvender i relation til den pågældende behandling.
Privatlivspolitikken gælder fra den dato, der fremgår af den senest opdaterede version.
Kontakt og klage
Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik, vores behandling af personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, kan du kontakte os på [email protected]. Vi bestræber os altid efter at løse enhver problemstilling rettidigt.
Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret, har du ret til at indgive klage til:
Senest opdateret: 18-03-2026
Ready to Transform Your IT?
Schedule a free consultation to discuss your technology needs and discover how we can help your business thrive.
Vi bygger og optimerer praktiske løsninger, baseret på kunstig intelligens, som stemme/opkald AI, chatbots og automatiserede arbejdsprocesser, der kører stabilt i arbejdsdagen og skaber målbare resultater.
CVR: 45458865
Hurtig navigation
Our Services
AI Voice Agent
AI Chatbot
Workflow Automation
Software Integration
Copyright 2026. DDS Digital ApS. Alle rettigheder forbeholdes.
CVR: 45458865